Organización de Reuniones Institucionales y Eventos Corporativos

En CONGRESIONAL apoyamos a los clientes en la organización de reuniones o eventos corporativos efectivos de cualquier tamaño y tipo, ya sea una reunión mensual, posadas o una cena de gala. Contamos con varias décadas de experiencia ayudando a los clientes que nos confían brindando soluciones personalizadas, a la medida del evento en particular y sus desafíos, metas y objetivos.

Nos enorgullecemos de brindar las mismas soluciones personalizadas y orientadas a resultados, sin importar cuán grande o complejo sea el evento.

Junto con el cliente, identificamos la estrategia para diseñar el mejor formato de evento, comunicación de contenidos y soluciones logísticas, e involucrar a los participantes con experiencias relevantes para generar un mayor ROI (retorno de la inversión) y valor agregado para los clientes.

Reuniones Mensuales

Las reuniones de asociación son esos encuentros vitales e intercambios de ideas que unen a la comunidad médica. Los eventos mensuales permite la discusión, la evaluación y la planificación de estrategias para un campo de trabajo determinado, estas reuniones son de gran importancia y se requiere la máxima experiencia para organizar las reuniones sin problemas y cuidar a la mesa directiva, así como a sus asociados.

Planificación eficaz de reuniones y eventos

El pensamiento estratégico, las habilidades técnico-organizativas y la creatividad son las fortalezas clave de CONGRESIONAL.

Gestionamos la producción de eventos desde la concepción estratégica hasta su finalización y cubrimos una amplia gama de actividades que requieren una comunicación clara, excelentes habilidades de organización y atención al detalle.

Podemos crear y gestionar contenidos multimedia e interactivos estratégicos, vinculando logística y producción. Podemos ofrecer servicios de comunicación en diversas áreas de productos, brindando respuestas integradas e interactivas para satisfacer las demandas de los clientes y del mercado.

Gracias a un refinado proceso de gestión de proyectos, podemos integrar sin problemas la compleja producción creativa y los elementos técnicos de las reuniones o eventos corporativos. Desde la planificación, el diseño y la creatividad de eventos, hasta la producción e implementación, brindamos responsabilidad total del proyecto a nuestros clientes.

Los mejores espacios para reuniones y eventos

Cada evento tiene diferentes objetivos y participantes, por lo que el tema y el estilo deben acordarse en consecuencia. Y así el lugar. Nuestro profundo conocimiento de las necesidades de los clientes y del mercado nos permite encontrar la mejor ubicación que se ajuste al propósito, ya sea un palacio histórico, abierto exclusivamente para su evento, un lugar contemporáneo, un hotel o un centro de congresos amplio y equipado.

Servicios Ofrecidos

CONGRESIONAL ofrece una amplía gama de servicios a las asociaciones y organizaciones médicas para la realización de sus eventos.

Ya sea desde reuniones mensuales, cursos de actualización continua, simposios o congresos regionales, nacionales e internacionales, contamos con la solución perfecta para todas sus necesidades.

Planeación y Presupuesto
La planificación de los detalles y la elaboración de un presupuesto óptimo es un elemento crucial para garantizar un evento exitoso. Más de dieciséis años de experiencia en la gestión de eventos de todos los presupuestos/tamaños nos permite resolver los detalles exactos en términos de logística, requisitos y costos involucrados. Por lo tanto, con Congresional organizando, simplemente puede sentarse y disfrutar de un gran evento sin problemas.
Conceptualización y Diseño del Tema
El primer paso importante hacia la ejecución del evento es diseñar el tema y el concepto del evento/conferencia. CONGRESIONAL cuenta con un equipo creativo interno muy experimentado que se encarga de esta tarea vital. Tomamos en cuenta su visión/objetivos del evento/marca/demografía de los participantes/restricciones del lugar y requisitos tecnológicos/logísticos mientras creamos los conceptos temáticos detallados para su evento. Esto asegura que su evento siempre reciba comentarios positivos de sus participantes y permanezca grabado en sus recuerdos para la presentación del tema con estilo y bien marcada.
Selección y Contratación de Sedes
Una vez que se deciden las fechas y la ciudad de su evento/conferencia, el siguiente paso crucial es seleccionar una sede y asegurarla para su evento mediante la contratación. Dado que hemos trabajado con casi todos los principales lugares/hoteles de Nuevo León durante más de 10 años de operaciones, conocemos las fortalezas y limitaciones de cada lugar al dedillo. Somos especialistas en elegir el lugar que mejor se adapte a los requisitos de su conferencia/evento en términos de logística/espacio/ubicación/costo, así como las normas legales, etc. Por lo tanto, con nuestros servicios de selección y contratación de lugares, los preparativos de su evento están obligados a Empezar con la nota correcta. CONGRESIONAL cuenta con alianzas estratégicas en las principales ciudades de la República para la contratación de sedes fuera de Nuevo León, garantizando los mejores costos.
Gestión de Patrocinios
Con más de 10 años de experiencia en el ámbito médico, CONGRESIONAL cuenta con una amplia cartera de posibles patrocinadores para su evento, quienes con el apoyo económico que aporten, suman un gran valor agregado a los participantes. CONGRESIONAL se especializa en conseguir estos patrocinadores y darle seguimiento a todo el proceso que con esto conlleva, permitiéndole a las Asociaciones Médicas dedicarse a sus tareas fundamentales ahorrándoles tiempo y costos.
Exposición y Exhibiciones
Las conferencias, cumbres y reuniones de asociaciones médicas brindan amplias oportunidades para que las organizaciones participantes/patrocinadores muestren sus productos/servicios e iniciativas, etc. durante el evento. El excelente equipo de diseño y conceptualización de CONGRESIONAL se asegura de que nuestros clientes obtengan puestos de exhibición/exhibiciones de productos y exhibiciones digitales, etc., de manera brillante y obtengan grandes dividendos de su participación en la exhibición. Nuestros expertos no solo presupuestan, diseñan y fabrican los puestos de exhibición para usted, sino que también brindan una gama de servicios relacionados, como producción de materiales, servicios de mano de obra, etc. para hacer de su exhibición una experiencia memorable y muy fructífera.
Sitio web y Comunicaciones
Las conferencias y eventos de alto valor de contenido generalmente tienen una audiencia nacional/internacional y asistentes potenciales. Por lo tanto, es imperativo tener una presencia web y una comunicación altamente eficiente, informativa y atractiva para su evento. CONGRESIONALl le brinda exactamente eso y más con nuestro equipo digital altamente experimentado que se ocupa de manera eficiente de todos sus requisitos relacionados con el sitio web y promociones digitales por medio de manejos de redes, coordinación con prensa y administración de campañas de para para su evento.
Registro en Línea
Dado que la audiencia/los participantes de su evento/conferencia están destinados a estar dispersos por todo el país/el mundo, la única forma de unirlos y mantenerlos bien atendidos es a través de la web. Por lo tanto, CONGRESIONAL se esfuerza al máximo para garantizar que se implemente un proceso sin interrupciones y con un mínimo de complicaciones para el registro en línea. Para ello, empleamos las últimas tecnologías y nos asociamos con ideaGEEK MX, pioneros en servicios de gestión de conferencias en línea. Por lo tanto, usted y sus participantes seguramente experimentarán el poder de la tecnología de punta en los eventos administrados por CONGRESIONAL. Comience a realizar registros y cobros en línea en menos de 72hrs, con control total de los ingresos, sin intermediarios.
Gestión de Alojamiento
La gestión del alojamiento es una parte clave de la logística del evento. Sus ponentes, invitados y asistentes a menudo vienen al evento después de viajar largas distancias y necesitan tener un sistema de administración de alojamiento administrado profesionalmente para que, desde el momento en que ponen un pie en la ciudad anfitriona, se atiendan sus requisitos de alojamiento. Con la experiencia de haber manejado alojamientos durante más dieciséis años, CONGRESIONAL le ofrece excelentes ofertas y un servicio de administración inigualable en todas las categorías de hoteles para huéspedes según sus requisitos.
Equipo Audiovisual
El objetivo de cualquier conferencia es involucrar a los oradores y asistentes en un diálogo constructivo e intercambio de conocimientos. Este objetivo solo puede lograrse mediante un sistema audiovisual eficiente y de alta calidad. CONGRESIONAL le proporciona las últimas técnicas/equipos para sus eventos/conferencias para que no tenga problemas técnicos/falta de equipos audiovisuales que puedan obstaculizar el éxito o la buena voluntad de su evento.
Traducción Simultánea
Un punto clave para que su evento sea significativo para sus asistentes es la provisión de servicios de interpretación. CONGRESIONAL entiende perfectamente esta necesidad y mientras planifica su evento, identificamos los requisitos lingüísticos de su audiencia/oradores y proporcionamos intérpretes altamente eficientes y experimentados en todos los principales idiomas y nos aseguramos de que la barrera del idioma no se convierta en una barrera para éxito en su evento. Ofrecemos traducción en vivo especializada en lenguaje médico y científico tanto para eventos presenciales, hybridos y virtuales. Contamos con servicio de subtitulación y voz en off para conferencias pre-grabadas.
Produción de Material para Conferencias
El material de la conferencia es de suma importancia para la comunicación efectiva y el recuerdo de un evento. Al ser la marca líder en organizadores profesionales de conferencias en el norte del país, comprendemos todos los requisitos materiales de su conferencia y le brindamos las mejores soluciones para kits de conferencias, materiales promocionales, señalización, insignias de delegados, folletos y material digital. Proveemos servicios de creación de presentaciones para los ponentes que requieran apoyo para ello.
Gestión de Secretaría
En conferencias y reuniones, la gestión de la Secretaría es un servicio clave para ayudar a sus participantes/delegados y oradores. La Secretaría del evento brinda una asistencia valiosa a los participantes al supervisar el registro en línea/las comunicaciones por correo electrónico, la programación del evento y la asistencia en el lugar para los delegados. Ya sea que sus participantes necesiten una estación de trabajo para editar/cargar/descargar documentos, obtener copias impresas, buscar ayuda en cualquier tarea personal/oficial, nuestra gestión de secretaría experta juega un papel clave en la participación fluida y cómoda de sus invitados en cualquier evento dado. Nuestro personal cuenta con la capacitación para comunicarse con oradores y participantes, esto le ahorra tiempo y recursos a la asociación.
Planificación y Asignación de Personal
Un servicio a menudo subestimado pero extremadamente crucial es la "planificación y asignación de personal para eventos". Los participantes de su evento necesitan personal de eventos capacitado/experimentado profesionalmente en cada paso, ya sea llegadas al aeropuerto, apoyo de alojamiento, registro de conferencias o cualquier otra actividad relacionada. Ahí es donde entra en juego nuestra experiencia en la planificación y asignación de personal. Con base en nuestra experiencia, planificamos y asignamos una cantidad adecuada de personal debidamente calificado para cuidar varios aspectos de su evento y garantizar que los participantes puedan acudir para resolver sus dudas o necesidades al personal de CONGRESIONAL debidamente uniformado para representar al evento.
Coordinación de Aeropuertos y Transportes
La experiencia comienza tan pronto como aterrizan en la ciudad de su sede. El sistema de transporte eficiente y receptivo proporcionado por usted o la falta del mismo será la primera impresión que tendrán sus participantes/conferencistas/invitados y una buena o mala impresión con respecto a este primer servicio puede contribuir en gran medida a dar forma al futuro de su relación con ellos. Ahí es donde CONGRESIONAL con su vasta experiencia en la organización y gestión de logística de transporte/salas de llegada en aeropuertos/recepción VIP en aeropuertos y traslados a sedes/hoteles, se encarga de todos los requisitos. Nuestros servicios son perfectos, profesionales y hacemos todo lo posible para cuidar a sus invitados y asegurarnos de que solo reciba elogios de ellos.
Servicios de Alimentos y Bebidas
Los alimentos y las bebidas obtienen una puntuación muy alta en lo que respecta a su porcentaje en la experiencia de comodidad de los participantes. Si bien los menús bien planificados tienen en cuenta la demografía de los participantes de un evento, contribuyen en gran medida a garantizar una deliciosa experiencia de catering para los participantes, un menú creado al azar que no atiende al paladar de los participantes puede ser desastroso. Ahí es donde nuestra experiencia garantiza que la comida y las bebidas en su evento siempre sean de primera y que sus invitados disfruten de la experiencia.
Entretenimiento
El entretenimiento es un aspecto de las conferencias que a veces se pasa por alto y no se le presta suficiente atención y que puede perjudicar la popularidad de su evento o conferencia. Los participantes a menudo buscan momentos ligeros y refrescantes que se llevan como recuerdos alegres del evento. Siendo uno de los organizadores de eventos más exitosos y experimentados de México, comprendemos la importancia del entretenimiento en el campo de la conferencia y brindamos a nuestros clientes una amplia gama de opciones de entretenimiento para elegir. Nuestra gestión de entretenimiento garantiza que los invitados se mantengan completamente entretenidos y a menudo esperan unirse a los eventos de nuestros clientes debido al valor del entretenimiento junto con la parte comercial de intercambio de conocimientos.
Tours y Visitas Guiadas
En la ajetreada vida actual, los eventos y las conferencias brindan una excelente oportunidad para unir el trabajo con la relajación y es una práctica común entre los participantes foráneos optar por recorridos turísticos en la región en la que se lleva a cabo la conferencia. Nuestros gerentes de viajes con amplia experiencia brindan opciones de viajes personalizados para los participantes de su evento y se encargan de todos los requisitos logísticos locales relacionados, etc. para garantizar que no solo se beneficien de la conferencia sino que también disfruten de la experiencia de viaje de la misma.
Protocolo, Licencias y Seguridad
Las conferencias de alto valor y las Cumbres globales como rutina involucran la participación de personal VIP nacionales e internacionales y, en ocasiones, jefes de estado como Alcaldes, Gobernadores y Secretarios de Estado y hasta Presidentes. Por lo tanto, los protocolos deben cumplirse estrictamente y todas las licencias/permisos gubernamentales necesarios y las aprobaciones deben obtenerse oportunamente para garantizar que no se produzcan obstáculos reglamentarios y de procedimiento de última hora/situaciones embarazosas. También se debe emprender la cooperación y la planificación relacionadas con la seguridad para tales eventos y, a menudo, requiere la coordinación con las agencias gubernamentales de seguridad y la policía local. El equipo de gestión de eventos de CONGRESIONAL está bien versado en todos estos protocolos y servicios de enlace de seguridad. No solo cumplimos con los requisitos legales, sino que también anticipamos e identificamos cualquier requisito que generalmente podría pasar desapercibido.